Mailcow : prise en main pour webmasters

Mailcow est une suite mail open source (Postfix, Dovecot, Rspamd, SOGo, etc.) qui assure la réception, l'émission et le stockage des emails de votre domaine. Datacampus opère le socle technique (serveurs, anti-spam, anti-virus, sauvegardes, DKIM). De votre côté, vous gérez les boîtes, les alias et les mots de passe depuis l'interface admin Mailcow dédiée à votre domaine.

Accéder à l'interface Mailcow

Mailcow expose deux interfaces distinctes :

• UI Mailcow (https://mail.votre-domaine.fr) — panneau d'administration : boîtes, alias, filtres, quotas, DKIM, spam.
• Webmail SOGo (https://mail.votre-domaine.fr/SOGo) — consultation des mails, calendriers, contacts.

Les URLs exactes de votre instance et vos identifiants d'administration de domaine vous sont transmis à l'ouverture du service. Le compte admin global est réservé à Datacampus : vous disposez d'un compte administrateur de domaine qui gère uniquement vos domaines.

Créer une boîte mail

1. Connectez-vous à l'UI Mailcow avec votre compte administrateur de domaine.
2. Menu Configuration > Configuration & détails > onglet Boîtes mail.
3. Cliquez sur Ajouter une boîte mail.
4. Renseignez :
   • Nom — affiché dans l'UI Mailcow (ex : Jean Dupont).
   • Login — la partie avant @ (ex : jean).
   • Domaine — sélectionnez le domaine concerné.
   • Mot de passe — ou génération aléatoire.
   • Quota (MiB) — taille maximale de la boîte.
5. Validez. La boîte est immédiatement opérationnelle.

Modifier ou supprimer une boîte

Depuis la liste des boîtes, utilisez l'icône crayon (édition) ou corbeille (suppression). La suppression est définitive : exportez les mails en .mbox ou via IMAP avant si besoin.

Créer un alias

Un alias redirige une adresse vers une ou plusieurs boîtes existantes. Utile pour contact@, facturation@, info@ qui arrivent toutes dans la même boîte.

1. Onglet Alias > Ajouter un alias.
2. Adresse — ex : contact@monsite.fr.
3. Destination — une ou plusieurs adresses séparées par des virgules (internes ou externes).
4. Activez l'alias et validez.

Changer un mot de passe

Deux options :

• Côté admin de domaine : éditez la boîte dans l'UI Mailcow, saisissez un nouveau mot de passe.
• Côté utilisateur : l'utilisateur se connecte à SOGo (/SOGo), menu Préférences > Mot de passe.

Politique recommandée : 12 caractères minimum, majuscules, chiffres, caractères spéciaux. Mailcow supporte nativement les mots de passe longs.

Configurer un client mail (Thunderbird, Mail, Outlook, mobile)

Utilisez les paramètres ci-dessous. Remplacez mail.votre-domaine.fr par l'hôte qui vous a été communiqué.

Authentification : mot de passe normal. Nom d'utilisateur : l'adresse email complète (jean@monsite.fr).

Autoconfig / Autodiscover

Mailcow publie des enregistrements autoconfig (Thunderbird) et autodiscover (Outlook) lorsque les DNS correspondants pointent vers l'instance. Dans la plupart des clients, saisir simplement l'adresse email et le mot de passe suffit : le client récupère tout seul les serveurs et ports.

Webmail SOGo

Accessible via https://mail.votre-domaine.fr/SOGo. Identifiants = adresse mail complète + mot de passe de la boîte. SOGo propose :

• Mails (avec dossiers, filtres Sieve via l'UI).
• Calendriers partageables (CalDAV).
• Carnets d'adresses (CardDAV).
• Signature, réponse automatique, redirection.

Pour synchroniser un agenda avec iOS/macOS/Android : utiliser les URLs CalDAV/CardDAV indiquées dans SOGo > Préférences.

Quotas et stockage

Chaque boîte a un quota fixé à la création. Deux seuils à connaître :

• 95 % — Mailcow envoie un avertissement à l'utilisateur.
• 100 % — les nouveaux mails sont rejetés (le serveur renvoie un bounce à l'expéditeur).

Le quota est modifiable à tout moment depuis l'UI. Le quota global du domaine est fixé par votre abonnement.

Filtrage du spam

Rspamd (anti-spam intégré) analyse chaque message entrant et attribue un score. Seuils par défaut :

Vous pouvez, depuis l'UI Mailcow de la boîte, gérer les listes blanches / listes noires par expéditeur ou par domaine. SOGo propose aussi un bouton Marquer comme spam / non-spam qui entraîne Rspamd.