Configurer un client mail (Thunderbird, Outlook, Apple Mail, iOS, Android)

Vous venez de recevoir une boîte mail Datacampus ? Cette doc décrit la configuration à saisir dans votre client mail, quel qu'il soit, puis déroule les étapes écran par écran pour les logiciels les plus courants. Comptez 5 minutes par appareil, moins si l'auto-détection fonctionne.

Les infos à avoir sous la main

Avant de commencer, récupérez ces six informations. Elles vous sont fournies par Datacampus à la livraison de la boîte, ou visibles dans votre interface Plesk/Mailcow selon votre offre.

• Adresse complète : prenom@votredomaine.fr.
• Mot de passe, celui défini à la création de la boîte.
• Serveur IMAP (entrant) : mail.votredomaine.fr si un hostname dédié vous a été attribué, sinon mail.datacampus.fr.
• Port IMAP — 993, chiffrement SSL/TLS.
• Serveur SMTP (sortant), identique au serveur IMAP.
• Port SMTP : 587 avec STARTTLS, ou 465 en SSL/TLS. Les deux fonctionnent, préférez 587 par défaut.

Méthode d'authentification dans tous les cas : Mot de passe normal (parfois libellé « Mot de passe classique » ou « Password »). Jamais « Authentification sécurisée » / SPA / NTLM, qui ne sont pas supportés.

Thunderbird (Windows, macOS, Linux)

1. Ouvrez Thunderbird. Menu ≡ > Nouveau > Compte de messagerie existant (ou Paramètres des comptes > Actions > Ajouter un compte de messagerie).
2. Saisissez votre nom complet, votre adresse email, votre mot de passe. Cliquez Continuer.
3. Thunderbird tente l'auto-détection. Dans la majorité des cas, il trouve les bons paramètres — validez avec Terminé.
4. Sinon, cliquez Configuration manuelle et renseignez :
   • Entrant : IMAP, serveur mail.votredomaine.fr, port 993, SSL/TLS, Mot de passe normal.
   • Sortant : SMTP, même serveur, port 587, STARTTLS, Mot de passe normal.
   • Nom d'utilisateur (entrant et sortant) : votre adresse email complète.
5. Cliquez Re-tester puis Terminé.

Outlook (Windows et macOS)

1. Fichier > Ajouter un compte (Windows) ou Outlook > Préférences > Comptes > + (macOS).
2. Saisissez l'adresse. Sur les versions récentes d'Outlook, cliquez Options avancées > Me laisser configurer mon compte manuellement avant de poursuivre.
3. Choisissez IMAP.
4. Renseignez les serveurs entrant et sortant avec les ports ci-dessus. Nom d'utilisateur = adresse complète.
5. Validez. Outlook teste la connexion puis termine la configuration.

Apple Mail (macOS)

1. Mail > Préférences > Comptes > + (ou Réglages Système > Comptes Internet > Ajouter un compte).
2. Choisissez Autre compte Mail… en bas de la liste.
3. Saisissez nom, adresse, mot de passe. Mail tente une auto-détection et échoue souvent : c'est normal.
4. Renseignez alors manuellement le serveur entrant (IMAP, mail.votredomaine.fr) et le serveur sortant (SMTP, idem).
5. Après la création, ouvrez à nouveau les Préférences du compte, onglet Réglages du serveur, et vérifiez que les ports sont bien 993 et 587, avec « Gérer automatiquement les réglages de connexion » décoché si nécessaire.

iOS 17 et plus récent

1. Réglages > Mail > Comptes > Ajouter un compte > Autre > Ajouter un compte Mail.
2. Nom, adresse, mot de passe, description. Appuyez sur Suivant.
3. Sélectionnez IMAP en haut. Renseignez les serveurs entrant et sortant avec les ports standards.
4. Nom d'utilisateur = adresse email complète, côté entrant et côté sortant (iOS laisse parfois le sortant vide, il faut le remplir).
5. Appuyez sur Enregistrer. iOS vérifie la connexion, puis propose d'activer Mail et Notes — cochez Mail.

Android (application Gmail)

1. Ouvrez l'app Gmail. Appuyez sur votre avatar en haut à droite > Ajouter un autre compte.
2. Choisissez Autre.
3. Saisissez l'adresse, appuyez sur Configuration manuelle puis Personnel (IMAP).
4. Mot de passe, puis serveur entrant (mail.votredomaine.fr, port 993, SSL/TLS) et serveur sortant (même serveur, port 587, STARTTLS).
5. Validez. Le compte apparaît dans le tiroir Gmail aux côtés des autres.

K-9 Mail et FairEmail (Android, open source)

Si vous cherchez une alternative à Gmail sur Android, K-9 Mail et FairEmail sont deux clients open source très complets, disponibles sur F-Droid et Play Store. La démarche est la même : ajout de compte, type IMAP, serveurs et ports standards. Ils offrent plus de contrôle (notifications fines, règles locales, chiffrement OpenPGP/S/MIME) et ne renvoient aucune métadonnée à Google.

Cas particuliers Mailcow

Si votre boîte est hébergée sur notre stack Mailcow (cas le plus fréquent chez Datacampus), vous avez deux options supplémentaires :

• Webmail SOGo : accessible sur https://mail.votredomaine.fr/SOGo ou https://mail.votredomaine.fr. Interface web complète (mail, agenda, contacts), utile en mobilité sans configurer de client.
• CalDAV et CardDAV, pour synchroniser agenda et contacts sur votre téléphone ou Thunderbird. URL type https://mail.votredomaine.fr/SOGo/dav/. Voir la doc SOGo.

2FA et mots de passe d'application

Si vous avez activé la TFA (double authentification) sur votre compte Mailcow, votre client mail ne peut pas saisir de code TOTP. Il faut générer un mot de passe d'application depuis l'interface Mailcow (Mon compte > Mots de passe d'application), puis l'utiliser à la place du mot de passe principal dans le client. Chaque appareil peut avoir son propre mot de passe, révocable indépendamment.

Dépannage rapide

« Impossible de se connecter » ou « Mot de passe incorrect »

Vérifiez dans l'ordre :

• Le mot de passe (faites un copier-coller depuis un gestionnaire, attention aux espaces en fin de ligne).
• Le nom d'utilisateur : c'est l'adresse email complète, pas seulement la partie avant le @.
• Votre IP n'est pas bloquée par fail2ban suite à plusieurs tentatives ratées. Voir la doc debloquer-ip-fail2ban.

« Certificat non approuvé » ou « Impossible de vérifier l'identité du serveur »

Neuf fois sur dix, vous avez saisi une IP ou un hostname différent de celui du certificat. Utilisez toujours mail.votredomaine.fr ou mail.datacampus.fr, jamais l'IP directe. Si le problème persiste sur un ancien iPhone ou Android, il peut s'agir d'une CA racine non reconnue : Datacampus utilise Let's Encrypt, pris en charge par tous les OS à jour.

Synchronisation lente ou batterie qui fond

• Désactivez IMAP IDLE dans les dossiers autres que la boîte de réception (surtout sur mobile).
• Activez Push uniquement sur la boîte de réception, avec une synchro manuelle ou planifiée pour les autres dossiers.
• Limitez le nombre de jours de mails synchronisés localement (par défaut 30 jours suffisent pour la plupart des usages).

Les mails partent mais n'arrivent pas, ou arrivent en spam

C'est une question d'authentification du domaine (SPF, DKIM, DMARC), pas de configuration client. Voir la doc spf-dkim-dmarc.