Mailcow : administration d'un domaine

Mailcow est la plateforme de messagerie que Datacampus déploie pour ses clients. En tant que client, vous disposez d'un compte domain admin : vous gérez tout ce qui concerne votre domaine (boîtes, alias, listes, filtres) sans accéder aux paramètres serveur. Cette doc couvre les opérations courantes depuis l'interface.

Se connecter

L'URL de votre instance Mailcow vous est communiquée à la livraison (généralement https://mail.votredomaine.fr). Connectez-vous avec le compte domain admin fourni.

Admin vs domain admin

Gérer les boîtes mail

Configuration > Boîtes mail. Cliquez sur + Ajouter une boîte.

• Nom d'utilisateur — partie locale (avant le @).
• Nom complet — affiché comme expéditeur.
• Quota — en Mio. Zéro = illimité dans la limite du quota domaine.
• Mot de passe — utilisez le bouton Générer pour un mot de passe aléatoire. Cochez Forcer le changement au premier login si l'utilisateur final doit définir le sien.

Modifier une boîte existante

Icône crayon à droite de la ligne. Vous pouvez aussi :

• Activer/désactiver la boîte (interrupteur sur la ligne).
• Réinitialiser un mot de passe oublié.
• Ajuster le quota à la volée.
• Activer la TFA (2FA TOTP ou WebAuthn) — recommandé pour toute boîte à accès externe.

Alias et listes

Alias simple

Configuration > Configuration de la messagerie > Alias. Un alias redirige des mails reçus sur une adresse vers une ou plusieurs destinations, sans créer de boîte réelle.

contact@votredomaine.fr  →  marie@votredomaine.fr, paul@votredomaine.fr

Alias catch-all

Utilisez @votredomaine.fr (sans partie locale) pour capturer tous les mails non adressés à une boîte existante. Pratique pour ne rien manquer, mais attention au spam : à n'activer que si vous filtrez côté destinataire.

Liste de diffusion

Pour une vraie liste (avec gestion d'abonnement, archivage, modération), Mailcow intègre un support basique via alias multi-destinataires. Pour des besoins avancés (newsletters, modération, double opt-in), on déploie une brique dédiée type mlmmj ou Mailman — contactez Datacampus.

Filtres Sieve

Sieve est un langage de filtrage côté serveur : les règles s'appliquent à la livraison, indépendamment du client mail. Depuis Boîtes mail > icône filtre d'une boîte, ajoutez un script Sieve.

Redirection conditionnelle

require ["fileinto", "envelope"];

if header :contains "subject" "[FACTURE]" {
    fileinto "Factures";
}

Autoresponder (réponse automatique)

require ["vacation"];

vacation
    :days 1
    :subject "Je suis absent"
    :addresses ["moi@votredomaine.fr"]
"Bonjour, je suis absent jusqu'au 15 mai. Pour une urgence, contactez paul@votredomaine.fr.

Cordialement";

Mailcow propose aussi un éditeur graphique (Options de filtrage > Assistant) qui génère le Sieve pour vous sur les cas simples.

Quarantaine et rspamd

Mailcow utilise rspamd comme anti-spam. Les mails jugés fortement spam (score élevé) sont retenus en quarantaine plutôt que livrés.

Menu > Quarantaine liste les mails retenus pour les boîtes de votre domaine. Pour chaque entrée :

• Libérer — livre le mail dans la boîte.
• Libérer + apprendre comme ham — libère et entraîne rspamd pour que les suivants similaires passent.
• Supprimer — définitif.
• Ajouter l'expéditeur à la liste blanche — pour les correspondants récurrents mal notés.

Listes blanches / noires par boîte

Depuis Boîtes mail > icône listes d'une boîte, vous définissez des politiques par adresse ou par domaine :

• Whitelist (WL) — contourne le scoring anti-spam.
• Blacklist (BL) — rejette ou quarantaine automatique.

Journal des mails

Menu > Journal des mails : chaque livraison (entrante ou sortante) est tracée avec horodatage, expéditeur, destinataire, résultat (delivered / rejected / quarantined) et score rspamd. Indispensable pour diagnostiquer « je n'ai pas reçu le mail » ou « mon mail n'est pas parti ».

Exports et sauvegarde

Les boîtes Mailcow sont sauvegardées quotidiennement par Datacampus (voir votre contrat pour la rétention). Pour un export à la main — migration, archivage personnel — deux approches :

• IMAP — configurez la boîte dans Thunderbird avec l'option Garder les messages sur ce serveur décochée sur une copie, et Thunderbird télécharge tout en local (format maildir ou mbox exportable).
• imapsync — outil en ligne de commande pour migrer ou cloner une boîte vers un autre serveur IMAP. Nécessite un accès shell.

Pour une restauration à partir des sauvegardes Datacampus (mail supprimé par erreur, boîte corrompue), ouvrez un ticket en précisant la boîte et la date souhaitée.